Kursus Pengurusan Fail Dan Dokumen

Masakini, pembangunan teknologi yang pesat menyebabkan penggunaan salinan maya amat popular di dalam organisasi. Ianya mudah dikongsi dari satu peranti ke peranti yang lain, amat murah dan yang paling penting ialah ianya mesra alam. Masyarakat Barat juga membuat spekulasi bahawa dunia akan menggunakan salinan maya sepenuhnya pada tahun 2030. 

Oleh itu, anda mungkin berpendapat bahawa cara penyimpanan dokumen tradisional seperti membuat salinan bercetak dan menyimpan dokumen tersebut ke dalam fail mungkin tidak penting. Namun, hakikatnya organisasi swasta dan kerajaan di Malaysia masih menyimpan dokumen mereka di dalam salinan bercetak dan juga salinan maya. 

Ini bertujuan untuk memudahkan organisasi untuk mendapatkan semula dokumen mereka sekiranya berlaku musibah. Contohnya, apabila banjir merosakkan dokumen bercetak sesebuah organisasi, mereka boleh mendapatkan semula data tersebut melalui salinan maya yang telah dibuat. Begitu juga, apabila virus merosakkan dokumen maya sesebuah organisasi, mereka boleh mendapatkan kembali data tersebut melalui salinan bercetak. 

Justeru, ianya amat penting untuk menguruskan fail dan rekod melalui cara tradisional serta cara digital. Organisasi harus mengetahui cara menguruskan fail dan dokumen dengan berkesan supaya organisasi mereka menjadi lebih efektif dan efisyen.

Jangan Ketinggalan!

Daftarlah Untuk Menghadiri KURSUS PENGURUSAN FAIL Ini Sekarang.

Muat Turun Borang Pendaftaran Sekarang

Klik DOWNLOAD

Isi CONTACT FORM, atau HUBUNGI En Shah 011-25085983

Kajian Kes 1: Akibat Mengabaikan Pengurusan Fail & Rekod

Encik Faris serta isteri telah membuka kedai fotostat secara kecil-kecilan sejak tahun 2010. Isteri beliau telah mendapat jolokan nama "Arkib Negara" daripada pekerja mereka kerana isteri beliau berkebolehan menghafal transaksi dari pembekal dan pelanggan seperti tarikh dan jumlah transaksi dengan tepat tanpa menfailkan rekod-rekod tersebut secara formal. Oleh kerana itu, pasangan ini tidak menitikberatkan pengurusan fail & dokumen. 

Namun, kepakaran isterinya mula diuji apabila pasangan ini mengembangkan perniagaan mereka pada tahun 2015. Pelanggan mereka mula bertambah secara mendadak. Sebelum mereka mengembangkan perniagaan, mereka hanya mempunyai kurang daripada 10 pelanggan sehari. Kini, mereka mempunyai beratus pelanggan sehari. Encik Faris terpaksa menambah bilangan pembekal kedai mereka untuk melancarkan perniagaan mereka. 

Terbeban dengan pembekal dan pelanggan yang bertambah, isteri Encik Faris mula alpa akan transaksi harian. Untuk mengeruhkan lagi keadaan, salah seorang pekerjanya mengambil kesempatan untuk mencuri wang kedai secara kecil-kecilan kerana dia mengetahui majikanya tidak merekod transaksi perniagaan dengan baik. Pekerja ini meletakkan jawatan pada pertengahan tahun 2018 untuk mengaburi perbuatannya. Pasangan in hanya sedar mereka mengalami kerugian yang teruk pada hujung 2018, apabila mereka tidak mampu membayar pembekal dan pekerja baru.

Kajian Kes 2 : Akibat Pengurusan Fail Dan Rekod Yang Tidak Cekap

Bahar dan Ali telah membuka firma guaman mereka pada tahun 2016. Untuk memudahkan semua pekerja mereka mengakses fail yang banyak, satu rak penyimpanan fail yang besar telah dibeli untuk menyimpan kesemua fail organisasi mereka untuk membentuk satu sistem penyimpanan fail yang berpusat. Fail yang seragam pula telah dibeli secara pukal untuk menjimatkan kos. Untuk mengelakkan kekeliruan, fail-fail telah dilabel dan dilekat dengan menggunakan glue stick.

Pada tahun pertama, idea Bahar dan Ali dalam menguruskan fail dan dokumen ternyata berkesan. Pekerja bekerja dengan tangkas kerana fail amat senang untuk diakses dan dilabel dengan sempurna. Firma guaman mereka semakin mendapat nama kerana ketangkasan dan kecekapan mereka. Oleh itu, semakin ramai klien yang diperoleh, menandakan semakin banyak fail baru dibuka.

Pada tahun kedua, masalah mula timbul. Tempat penyimpanan fail yang semakin padat menyebabkan fail rosak, mengeluarkan isi kandungan fail tersebut. Label fail mula tertanggal sekaligus mengelirukan pekerja. Pada masa ini, Bahar dan Ali masih enggan membeli rak baru kerana masih ingin mengekalkan sistem penyimpanan fail yang berpusat. Label juga masih dilekat menggunakan glue stick untuk menjimatkan masa.

Namun, kedegilan meraka nyata membawa padah apabila mereka telah berulang kali membawa fail dan dokumen yang salah untuk perbicaraan. Reputasi mereka sebagan firma guaman yang tangkas dan cekap musnah sekaligus. Ramai klien mula menarik diri dari menggunakan khidmat mereka dan ada juga klien yang menyaman mereka. Firma guaman ini akhirnya mengistiharkan bankrup pada hujung 2018.

Jangan Ketinggalan!

Daftarlah Untuk Menghadiri KURSUS PENGURUSAN FAIL Ini Sekarang.

Muat Turun Borang Pendaftaran Sekarang

Klik DOWNLOAD
Isi CONTACT FORM, atau HUBUNGI En Shah 011-25085983

Kajian Kes 3 : Akibat Penyimpanan Fail Dan Dokumen Yang Tidak Selamat

Encik Osman membuka perniagaan menjual kereta terpakai pada tahun 2017. Beliau membina kedai di atas tanah yang rata, sekaligus memudahkan beliau untuk membuat tempat parkir kereta untuk menyimpan kereta terpakai yang telah dibeli. Pejabat beliau pula merupakan pejabat satu tingkat yang kecil. Beliau mencadang untuk membesarkan pejabat ini apabila perniagaan ini maju.

Encik Osman amat teliti dalam menguruskan fail dan dokumen pelanggan. Setiap fail dilabel dengan kemas dan dilekat dengan salotap. Encik Osman juga tidak lokek untuk membeli fail berlainan warna untuk membezakan setiap isi kandungan fail. Fail-fali tersebut disimpan di dalam rak yang berkunci untuk menjaga keselamatan data pelanggan. Natijahnya, Encik Osman menguruskan fail dan rekod dengan amat baik.

Namun, malang tidak berbau. Pada penghujung 2018, hujan lebat yang berlangsung selama seminggu telah menyebabkan banjir di kawasan kedai Encik Osman. Paras air yang mencecah pinggang bukan sahaja merosakkan kereta terpakai yang disimpan oleh beliau, malah juga fail-fail di dalam pejabat beliau. Mengeruhkan lagi keadaan apabila Encik Osman tidak pernah membuat salinan maya ke atas dokumen-dokumen tersebut.

Encik Osman mengalami kerugian yang amat teruk kesan daripada banjir tersebut. Beliau tidak dapat menuntut insurans di atas kerosakan pejabat dan kereta terpakai kerana dokumen-dokumen yang berkaitan telah musnah oleh air banjir. Encik Osman terpaksa gulung tikar pada awal 2019, hanya selepas 2 tahun beroperasi.