Sunday, 13 December 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #9 - Merangka Strategi Penamaan Fail yang Baik


Setiap fail haruslah dinamakan dengan baik supaya ianya mampu diakses oleh semua pekerja di dalam organisasi. Nama fail yang baik biasanya pendek kerana nama yang panjang boleh menyebabkan masalah apabila fail bertambah banyak. Sama ada disusun berdasarkan singkatan atau mengikut budaya korporat itu sendiri, pastikan pengguna mempunyai satu set panduan yang harus diikuti.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Monday, 30 November 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #8 - Satukan Cloud Storage Ke Dalam Rutin Anda


Web telah berkembang menjadi platform pengkomputeran awan yang menjadikan semuanya dapat diakses dalam talian. Namun perkhidmatan cloud dapat menimbulkan stress jika anda gagal merancang bagaimana anda menggunakannya.

Sebagai contoh, kadang-kala, kita melengah-lengahkan masa untuk scan dokumen penting dan memuat naik dokumen tersebut ke dalam cloud storage. Apabila dokumen tersebut diperlukan, barulah anda tergesa-gesa memuat naik dokumen tersebut.

Justeru, muat naik fail dengan bijak dengan menggabungkannya dengan tabiat kerja anda.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Thursday, 8 October 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #7 - Menggunakan Folder Asal


Gunakan lokasi fail asal semasa memasang program aplikasi. Di bawah Windows, fail program aplikasi secara konvensional berada di bawah (C:) -> direktori Program Files. Memasang aplikasi di tempat lain akan mengelirukan anda.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Tuesday, 1 September 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #6 - Menggunakan E-Mel Untuk Sistem Pengurusan Dokumen


E-mel anda adalah medium yang boleh digunakan sebagai alat pengurusan dokumen. Anda boleh muat turun lampiran anda secara pukal dengan perisian seperti Mail Attachment Downloader oleh GearMage. 

Ini dapat membantu anda memindahkan dan mengatur lampiran fail ke dalam sistem dokumen anda dengan lancar.

Ia dapat mengekstrak dan memuat turun lampiran e-mel dari Gmail, Hotmail, Yahoo dan akaun IMAP / POP lain.

Selain itu, anda juga boleh saring jenis fail dan tentukan lokasi muat turun.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Monday, 10 August 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #5 - Menetapkan Matlamat Untuk Sistem Pengurusan Dokumen


Kebanyakan perniagaan hanya membuang waktu dan wang ringgit melaksanakan sistem pengurusan dokumen kerana mereka lalai untuk menetapkan matlamat.

Matlamat ini harus mewakili apa yang anda ingin capai dengan menerapkan sistem pengurusan dokumen seperti ciri keselamatan yang tinggi, pengstoran data yang lebih luas, integrasi dan sebagainya.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Tuesday, 28 July 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #4 - Penamaan Fail Yang Sesuai


Jika fail anda tidak dinamakan dengan sesuai, maka ianya akan menyusahkan pekerja anda untuk mencari fail tersebut bila diperlukan.

Anda perlu elak menggunakan spacing ketika menamakan fail kerana beberapa sistem operasi tidak membenarkannya.

Sesetengah orang menggunakan singkatan atau nama lain yang tidak dikenali untuk menyimpan fail dan itu juga menimbulkan kesulitan.

Walau bagaimanapun, pendekatan terbaik adalah untuk mengolah SOP penamaan fail agar semua fail akan dinamakan secara teratur.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia

Tuesday, 7 July 2020

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #3 - Simpan Fail Anda DI Satu Tempat


Jika anda menggunakan fail digital, anda hendaklah menyimpan nya di satu direktori pusat. Pilih atau buat satu folder khas untuk pusat menyimpan fail dan ianya hendaklah di backup setiap hari untuk mengelakkan anda kehilangan data penting sekiranya masalah teknikal berlaku.

#TripleATraining
#HRDFTrainingProvidier
#PembekalLatihan
#PembekalLatihanPSMB
#PembekalLatihanHRDF
#KursusPengurusanDokumen
#DocumentManagementCourseKL
#DocumentManagementCourseMalaysia