Tips Pengurusan Fail & Dokumen #12 - Mengasimilasi Teknologi Pengurusan Dokumen Yang Baru

Melabur dalam perisian pengurusan dokumen amat bermanfaat sekiranya syarikat mempunyai sistem pengurusan rekod fizikal. Teknologi pengurusan dokumen baru seperti Google Drive dapat diasimilasikan dengan sistem rekod yang ada untuk menjadikan sistem sedia ada lebih kukuh.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #11 - Mencari Dan Melupuskan Dokumen Dengan Efektif

Menghabiskan terlalu banyak masa untuk mencari rekod yang tersalah letak atau hilang bukan sahaja membuang masa tetapi juga anda menghadapi risiko kehilangan dan kepercayaan pelanggan.

Oleh itu, pengurusan dokumen yang baik amat penting untuk sesebuah organisasi, tidak kira organisasi awam atau swasta.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #10 - Mengawal Penjanaan & Pertumbuhan Rekod

Walaupun kita semakin bergantung pada fail elektronik, jumlah kertas yang digunakan di pejabat tidak berkurang.

Sekiranya sistem pengurusan dokumen digunakan dengan baik, organisasi dapat mengawal penciptaan rekod atau salinan dan hanya menyimpan rekod yang benar-benar diperlukan atau aktif.

Ini mengawal pertumbuhan rekod dan dengan itu mengurangkan ruang penyimpanan yang diperlukan.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #9 - Merangka Strategi Penamaan Fail yang Baik

Setiap fail haruslah dinamakan dengan baik supaya ianya mampu diakses oleh semua pekerja di dalam organisasi. Nama fail yang baik biasanya pendek kerana nama yang panjang boleh menyebabkan masalah apabila fail bertambah banyak. Sama ada disusun berdasarkan singkatan atau mengikut budaya korporat itu sendiri, pastikan pengguna mempunyai satu set panduan yang harus diikuti.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #8 - Satukan Cloud Storage Ke Dalam Rutin Anda

Web telah berkembang menjadi platform pengkomputeran awan yang menjadikan semuanya dapat diakses dalam talian. Namun perkhidmatan cloud dapat menimbulkan stress jika anda gagal merancang bagaimana anda menggunakannya.

Sebagai contoh, kadang-kala, kita melengah-lengahkan masa untuk scan dokumen penting dan memuat naik dokumen tersebut ke dalam cloud storage. Apabila dokumen tersebut diperlukan, barulah anda tergesa-gesa memuat naik dokumen tersebut.

Justeru, muat naik fail dengan bijak dengan menggabungkannya dengan tabiat kerja anda.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #7 - Menggunakan Folder Asal

Gunakan lokasi fail asal semasa memasang program aplikasi. Di bawah Windows, fail program aplikasi secara konvensional berada di bawah (C:) -> direktori Program Files. Memasang aplikasi di tempat lain akan mengelirukan anda.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia

Tips Pengurusan Fail & Dokumen #6 - Menggunakan E-Mel Untuk Sistem Pengurusan Dokumen

E-mel anda adalah medium yang boleh digunakan sebagai alat pengurusan dokumen. Anda boleh muat turun lampiran anda secara pukal dengan perisian seperti Mail Attachment Downloader oleh GearMage. 

Ini dapat membantu anda memindahkan dan mengatur lampiran fail ke dalam sistem dokumen anda dengan lancar.

Ia dapat mengekstrak dan memuat turun lampiran e-mel dari Gmail, Hotmail, Yahoo dan akaun IMAP / POP lain.

Selain itu, anda juga boleh saring jenis fail dan tentukan lokasi muat turun.

#TripleATraining

#HRDFTrainingProvidier

#PembekalLatihan

#PembekalLatihanPSMB

#PembekalLatihanHRDF

#KursusPengurusanDokumen

#DocumentManagementCourseKL

#DocumentManagementCourseMalaysia